Интервью

Когда бумага не терпит Маурин Максим Руководитель направления «Страхование» департамента индустриальных решений ООО «Ксерокс СНГ»

В условиях нарастания финансового кризиса основной проблемой большинства страховщиков стала необходимость пересмотреть свои подходы к управлению расходами компании. Снижать расходы или оптимизировать их, а если оптимизировать, то как именно - вот ключевые вопросы, от правильного решения которых зависит будущее многих страховых организаций. Об одном из аспектов этой проблемы – оптимизации расходов страховщика на документооборот, порталу «Страхование сегодня» рассказывает руководитель направления (Страхование) Департамента индустриальных решений ООО «Ксерокс (СНГ)» Максим Маурин.

Почему проблема экономии расходов на документооборот в условиях финансового кризиса становится особенно актуальной?

В настоящий момент минимизация расходов является основной задачей для большинства российских страховых компаний. Как правило, основные бюджеты в первую очередь, подпадающие под сокращение, – это инвестиционные проекты, зарплатная база, персонал, аренда.

Сокращение издержек возможно и за счет оптимизации непрофильных процессов, среди которых наиболее затратным является процесс производства офисной документации (печать, копирование, сканирование и т.д.). Подобное преобразование не требует больших вложений и позволит компании получить в среднем до 25% экономии на производстве документов.

В чем особенности этой задачи именно для страховых компаний в отличие от других финансовых организаций?

Прибыль страховой компании формируется за счет взносов и инвестиций за вычетом страховых выплат, комиссионных вознаграждений и операционных расходов. Все вышеописанные процессы обеспечиваются огромным количеством деловой документации. И если экономия на комиссионных сборах на данный момент не представляется возможной, то научиться считать, сколько стоит компании производство одного отпечатка и снизить данную сумму на 25% - вполне реальная задача.

Какие пути реализации данной задачи для организаций финансового сектора?

Существует несколько решений, успешно используемых в настоящий момент:

• Аутсорсинг процесса производства офисной документации позволяет оптимизировать и сделать эффективными непрофильные для компании процессы – печать, копирование, сканирование и другие. Реализуется возможность контроля и снижения актуальной стоимости производства документов. Параметры контроля и стоимости процесса фиксируются на уровне контракта. Кроме того, процесс передачи офисной печати на аутсорсинг не требует первоначальных инвестиций и поддерживает непрерывность работы инфраструктуры вне зависимости от действующих поставщиков.

• Аутсорсинг центров специализированной печати документации позволяет компании, работающей непосредственно с клиентами, оптимизировать процесс, печати и производства документации – справочников, буклетов, полисов и другого. Централизация печати позволяет оценить реальные вложения и реализовать эффективную программу управления операционными расходами процессов печати.

Предлагаемые решения уже более 20 лет используются финансовыми организациями и страховыми компаниями более чем в 100 странах по всему миру. По результатам отчета «Magic Quadrant for Managed Print Services» (октябрь, 2008) аналитической компании Gartner - Xerox является уверенным лидером в области управления офисной печати.

Что Вы можете рекомендовать именно страховым и перестраховочным организациям?

Аутсорсинговые решения, предлагаемые Xerox, позволяют страховым и перестраховочным организациям получить конкурентное преимущество в области финансовых затрат. Данный вид конкуренции является относительно новым для российского рынка, но опыт западных страховых компаний показывает, что контроль финансовых затрат - крайне эффективный способ повышения конкурентоспособности компании.

Важно отметить, что процесс внедрения аутсорсинговых решений Xerox в страховой или перестраховочной компании, не потребует с Вашей стороны никаких капитальных инвестиций.

Как пересекаются задачи оптимизации расходов на документооборот с задачами информатизации, автоматизации и внедрения IT-проектов? Каковы особенности комплексного решения этих задач?

Внедряя технологические решения, организация решает две основные задачи:

• обеспечение эффективности ROI, а именно как скоро первоначальные инвестиции начнут приносить плоды;

• безболезненную интеграцию нового решения в уже действующую инфраструктуру.

Xerox возьмет на себя управление инфраструктурой «как есть», в ней может быть задействованным оборудование различных производителей. Ключевыми этапами внедрения решений Xerox являются предварительный и детальный анализ затрат на производство офисной документации, разработка согласованной стратегии, ее планомерное внедрение с учетом особенностей бизнеса и корпоративной культуры заказчика. При этом достижение планируемых показателей эффективности и снижения издержек гарантируются на уровне договора, что позволяет определить показатели эффективности проекта.

Минимальные вложения – максимальная эффективность?

Совершенно верно. Если Ваша компания решила минимизировать операционные расходы, аутсорсинг процессов является хорошо зарекомендовавшей себя практикой снижения затрат. Выбранный поставщик должен быть достаточно квалифицированным, готовым принимать и выполнять обязательства, гарантирующие эффективность процессов, и для Вас основными останутся профильные задачи – поддержание и развитие клиентской базы, андеррайтинг и привлечение новых инвестиций.